Smart Suggestions helpt je bij het coderen van facturen in Elari. Het vult codeervelden vooraf in of doet een voorstel, op basis van eerder verwerkte facturen en kunstmatige intelligentie (AI). Jij controleert het voorstel en past het aan waar nodig.
In het kort
- Smart Suggestions vult velden zoals grootboekrekening en kostenplaats automatisch in als het minstens 95% zeker is van de juiste waarde.
- Is een veld niet ingevuld, dan zie je in de keuzelijst maximaal vijf suggesties uit je eigen historische data, met een percentage erbij.
- Vooraf ingevulde velden zijn geel gemarkeerd. Je kunt altijd zelf iets anders kiezen.
- Smart Suggestions heette eerder Autosuggest en is sinds 2025 volledig uitgerold.
Wat is Smart Suggestions?
Smart Suggestions is de functie in Elari Factuurverwerking die het coderen van facturen voor je voorbereidt. Het combineert twee technieken: AI die patronen herkent in hoe je organisatie facturen boekt, en een statistische analyse van eerder geëxporteerde facturen.
Elari werkt hier al sinds 2021 mee, eerst onder de naam Autosuggest. In 2025 is die doorontwikkeld tot Smart Suggestions: naast het automatisch invullen zie je nu ook suggesties uit historische data. Smart Suggestions is een standaardfunctionaliteit van Elari Factuurverwerking.
Hoe werkt Smart Suggestions bij het coderen van facturen?
Zodra een factuur binnenkomt, probeert Elari zo veel mogelijk velden vooraf in te vullen. Dat gaat in drie stappen:
- Factuur uitlezen. Smartscan, de factuurherkenning (OCR) van Elari, leest onder andere de leverancier, factuurdatum en het bedrag uit. Een XML-factuur via Peppol neemt Elari één op één over.
- Vaste waarden toepassen. Heb je een sjabloon of een standaard grootboekrekening bij een leverancier ingesteld, dan vult Elari die in.
- Smart Suggestions. De velden die dan nog leeg zijn, vult Smart Suggestions in als het zeker genoeg is. Anders zie je suggesties in de keuzelijst.
Smart Suggestions vult alleen de eerste codering in. Pas je de codering daarna aan, dan komen er geen nieuwe suggesties bij. Een veld dat al een waarde heeft, overschrijft Smart Suggestions nooit.
Automatisch invullen en suggesties: wat is het verschil?
Smart Suggestions werkt op twee manieren, elk met eigen spelregels.
Het percentage bij een suggestie laat zien hoe vaak die waarde eerder is gekozen. Zo zie je in één oogopslag welke codering het meest voor de hand ligt.
Welke velden vult Smart Suggestions in?
Smart Suggestions helpt bij de codeervelden van een factuur. Welke velden suggesties krijgen, stel je per administratie in:
- grootboekrekening
- kostenplaats en kostendrager
- organisatorische eenheid
- medewerker
- contract, als je Contractmanagement gebruikt
- verplichting, als je met verplichtingen werkt
- extra (vrije) velden
Hoe leert Smart Suggestions?
De AI leert alleen van facturen in je eigen Elari-omgeving, over alle administraties heen, en alleen van facturen met de status geëxporteerd of betaald. Smart Suggestions kijkt onder andere naar de leverancier, de bedragen, de omschrijving en een gekoppeld contract of gekoppelde verplichting.
Zo herkent de AI patronen, bijvoorbeeld een leverancier die altijd op dezelfde grootboekrekening wordt geboekt. Wijkt een factuur af van dat patroon, dan is de AI minder zeker en vult die niets in. Je kiest dan zelf een waarde, eventueel uit de suggesties.
Je blijft zelf in controle
Je ziet altijd welke velden Elari vooraf heeft ingevuld. Die velden zijn geel, en een melding boven de coderingsregels vraagt je die velden te controleren. Klopt een voorstel niet, dan kies je zelf een andere waarde.
Geel betekent "vooraf ingevuld", ook als een waarde uit Smartscan of een sjabloon komt. In het overzicht van vooraf ingevulde waarden zie je per veld waar de waarde vandaan komt, bijvoorbeeld Smart Suggestions (AI) of Smart Suggestions (Historische data). Zo zoek je minder in lange lijsten met grootboekrekeningen en kostenplaatsen, en codeer je consistenter.
Smart Suggestions en touchless factuurverwerking
Smart Suggestions is een van de stappen naar een factuurproces zonder handwerk. Ontvang je facturen als e-factuur via Peppol, dan hoeft Elari ze niet uit te lezen: de gegevens komen direct goed binnen. Werk je ook met Inkoop, dan controleert 3-way matching automatisch of order, levering en factuur overeenkomen.
Samen zorgen ze ervoor dat je alleen nog kijkt naar facturen die afwijken. Lees meer over Purchase to Pay in Elari of vraag een demo aan.
Veelgestelde vragen over Smart Suggestions
Wat is het verschil tussen Smart Suggestions en Autosuggest?
Smart Suggestions is de doorontwikkelde versie van Autosuggest. Naast het automatisch invullen toont Elari nu ook suggesties uit historische data, met een percentage erbij. In het codeerscherm heet de functie Smart Suggestions. Applicatiebeheerders zien in het beheermenu nog de oude naam Autosuggest.
Kun je Smart Suggestions uitzetten?
Nee, Smart Suggestions is een standaardfunctionaliteit van Elari Factuurverwerking en staat altijd aan. Welke codeervelden suggesties krijgen, is per administratie in te stellen. Gebruikers kunnen altijd van een voorstel afwijken. Een veld dat al is ingevuld, bijvoorbeeld met een standaardwaarde van de leverancier, overschrijft Smart Suggestions nooit.
Hoe lang duurt het voordat Smart Suggestions goed werkt?
Suggesties uit historische data verschijnen direct, zodra er een vergelijkbare factuur is geëxporteerd. Het automatisch invullen door AI begint bij minimaal 50 unieke gecodeerde factuurregels en werkt duidelijk beter vanaf 100. Afhankelijk van het aantal facturen duurt het drie maanden tot een jaar voordat de AI echt waardevolle voorstellen doet.
Waarom is een veld geel bij het coderen van een factuur?
Een geel veld is vooraf ingevuld door Elari. Dat kan door Smart Suggestions zijn, maar ook door Smartscan, een sjabloon of een standaardwaarde. De gebruiker controleert de waarde en past die zo nodig aan. Na een wijziging verdwijnt de gele markering.
Leert Smart Suggestions van gegevens van andere organisaties?
Nee. Smart Suggestions gebruikt alleen facturen uit de eigen Elari-omgeving van een organisatie, en alleen facturen met de status geëxporteerd of betaald.
