Blog
Zonder duidelijke afspraken over wie welke producten, voor welk bedrag, waar mag bestellen, wordt het inkoopproces een rommeltje. Daarom leg je in een procuratieschema vast tot welk bedrag iemand mag bestellen en wat er gebeurt als er boven dat bedrag wordt besteld.
In het kort
Een procuratieschema is een overzicht van goedkeuringsniveaus. Per rol of medewerker staat erin tot welk bedrag diegene een bestelling, factuur of declaratie mag goedkeuren. Zodra een bedrag boven die grens uitkomt, gaat de aanvraag naar iemand met een hoger goedkeuringsniveau. Zo voorkom je dat er geld wordt uitgegeven zonder de juiste controle, zonder dat iedere aanvraag via een omslachtig handmatig proces moet.
Hieronder zie je een eenvoudig voorbeeld. De rollen en bedragen verschillen per organisatie, dus gebruik dit als startpunt.
| Rol | Mag goedkeuren tot | Typische uitgaven |
|---|---|---|
| Budgethouder team | € 1.000 | Kantoorartikelen, kleine declaraties |
| Afdelingsmanager | € 5.000 | Trainingen, hardware, reiskosten |
| Controller of directeur | € 25.000 | Inhuur, softwarelicenties, projecten |
| Bestuur of CFO | Onbeperkt | Grote investeringen en contracten |
Komt er in dit voorbeeld een factuur van € 7.500 binnen, dan kan de afdelingsmanager die niet goedkeuren. De factuur gaat automatisch door naar de controller of directeur. Hieronder lees je hoe je zo'n schema in Elari inricht.
Voordat je aan de slag kunt met procuratieschema's, is het belangrijk dat je de rollen van een medewerker hebt gedefinieerd. Anders kun je geen procuratie instellen in Elari. Lees het functieprofielen-succesverhaal van zorgorganisatie Siza voor meer informatie over rollen en rechten. In het rollenoverzicht in Elari kun je per medewerker inzien welk procuratieniveau is ingesteld. Ook kun je in een speciaal procuratie-overzicht alle gedefinieerde procuratieniveaus inzien en aanpassen.
Door procuratieniveaus in te stellen voor medewerkers, kun je bijvoorbeeld aangeven tot welk orderbedrag ze mogen bestellen. Daarmee bepaal je het autorisatietraject voor een orderaanvraag. Als je een procuratieschema voor het inkoopproces hebt ingericht in Elari, wordt een orderaanvraag pas naar de leverancier verstuurd nadat deze is goedgekeurd door een medewerker met het juiste procuratieniveau.
Met procuratieniveaus kun je ook bepalen tot welk bedrag een medewerker facturen mag goedkeuren. Als het bedrag op de factuur hoger is dan het procuratiebedrag waarvoor de medewerker mag goedkeuren, stuurt Elari de factuur door naar de volgende procuratiehouder. Dit proces wordt herhaald, totdat de factuur is goedgekeurd door een medewerker met het juiste procuratiebedrag.
Procuratieniveaus zijn ook praktisch voor het declaratieproces. Hiermee geef je aan tot welk bedrag een medewerker een declaratie mag beoordelen. Als het te declareren bedrag hoger is dan het procuratiebedrag waarvoor de medewerker mag goedkeuren, stuurt Elari de declaratie door naar een medewerker met een hoger procuratieniveau. Dit proces wordt herhaald, totdat de declaratie is goedgekeurd door een medewerker met het juiste procuratiebedrag.
Elari voorziet in diverse selecties op het rollenoverzicht, zoals op inkooporders, facturen en declaraties. Zo creëer je een compleet overzicht van alle ingestelde procuratieniveaus per proces. Daaraan kun je aflezen welk traject een order, factuur of declaratie moet doorlopen wanneer deze wordt verwerkt. Vanuit dit overzicht kun je ook de rollen van medewerkers aanpassen. Houd er rekening mee dat je alleen procuratieniveaus kunt instellen bij medewerkers die vanuit hun rechtenset mogen beoordelen.
Op basis van jarenlange ervaring met een grote diversiteit aan klanten, hebben we twee algemene tips voor het inrichten van procuratieschema's.
In de praktijk is er weinig verschil: de termen worden vaak door elkaar gebruikt. Met een procuratieregeling bedoelen organisaties meestal de afspraken en regels over wie namens de organisatie uitgaven mag doen. Het procuratieschema is het overzicht waarin je die afspraken per rol en bedrag vastlegt, zoals in het voorbeeld hierboven.
Een procuratiehouder is iemand die namens de organisatie mag handelen binnen een vastgestelde bevoegdheid. In het inkoop- en factuurproces is dat iemand die uitgaven mag goedkeuren tot een bepaald bedrag. Dat heet ook wel een budgethouder. Let op: procuratie voor goedkeuringen is iets anders dan tekenbevoegdheid in het handelsregister van de KvK.
Pas je procuratieschema aan zodra er iets verandert in de organisatie, zoals een reorganisatie, een nieuwe functie of een nieuwe manager. Loop het daarnaast minimaal één keer per jaar na, bijvoorbeeld bij het opstellen van de begroting. In Elari doe je dat in het procuratie-overzicht.
Denk aan OCI-webshopkoppelingen voor het inkoopproces, 3-way matching voor factuurverwerking en betaalpassen voor medewerkers als aanvulling op het declaratieproces. Wil je meer weten over Elari? Dan kun je de factsheet hieronder downloaden of een gratis demo aanvragen. We laten je graag live zien hoe het werkt.
Benieuwd naar alle slimme inkoopfeatures van Elari? Ontdek alle voordelen van dit inkoopsysteem in de factsheet.
