Bij 3-way matching, ook wel three way match genoemd, vergelijk je drie documenten met elkaar: de inkooporder, de ontvangstregistratie en de factuur. Pas als ze overeenkomen, keur je de factuur goed voor betaling. Zo betaal je alleen voor wat je echt hebt besteld en ontvangen, en beoordeel je alleen nog de facturen die afwijken.
In het kort
- Bij 3-way matching vergelijk je de inkooporder, de ontvangstregistratie en de factuur met elkaar.
- Komen alle drie overeen, dan wordt de factuur zonder extra controle betaald. Alleen afwijkende facturen gaan naar de beoordelaar.
- In Elari werkt 3-way matching als je Inkoop en Factuurverwerking gebruikt.
Wat is 3-way matching?
3-way matching is een controle in het inkoopproces. Voordat je een factuur betaalt, vergelijk je drie documenten met elkaar:
- De inkooporder: wat heb je besteld, en tegen welke prijs?
- De ontvangst: wat is er echt geleverd?
- De factuur: wat brengt de leverancier in rekening?
Komen alle drie overeen, dan kan de factuur zonder extra controle door. Wijkt er iets af, dan bekijkt de beoordelaar alleen die factuur.
Hoe werkt het matchen van inkooporders en facturen?
3-way matching heet ook wel ordermatching of factuurmatching. Het systeem koppelt een binnenkomende factuur aan de juiste inkooporder, meestal via het ordernummer op de factuur. Daarna vergelijkt het de bedragen met de order en controleert het of de levering is geregistreerd. Facturen en inkooporders hoef je dus niet meer met de hand naast elkaar te leggen.
Kleine verschillen, zoals een afronding van een paar cent, hoeven geen extra werk op te leveren. Daarvoor stel je een tolerantie in: een maximale afwijking als percentage of als bedrag. Valt het prijsverschil daarbinnen, dan gaat de factuur door.
Een voorbeeld
Je bestelt 10 dozen handschoenen van € 12,00 per doos. Er worden er acht geleverd, en dat registreer je bij ontvangst. De factuur is € 120,00, voor 10 dozen. Factuur en order komen overeen, de levering niet. Daarom gaat de factuur niet automatisch door, en betaal je niet voor twee dozen die je nooit hebt ontvangen.
Wat is het verschil tussen 2-way en 3-way matching?
Bij 2-way matching vergelijk je alleen de inkooporder met de factuur. Bij 3-way matching komt de ontvangst erbij, zodat je ook weet dat er geleverd is wat je hebt besteld.
Wat zijn de voordelen van 3-way matching?
Met 3-way matching weet je zeker dat je een kloppende factuur betaalt: elke factuur is gekoppeld aan een order, en je ziet of die order ook echt is geleverd zoals besteld. Daarnaast heeft het drie grote voordelen:
- De controle van facturen gaat automatisch. Je hoeft niet meer zelf na te gaan of er een order bij de factuur hoort en of de levering compleet is. Dat verkleint de kans op fouten.
- Je beoordeelt alleen de afwijkingen. Klopt er iets niet tussen factuur, order of levering? Dan zijn dat de enige facturen die de beoordelaar hoeft te bekijken. Dat scheelt werk, tijd en zorgen.
- Je verwerkt facturen sneller. Omdat de factuur op een order wordt afgeboekt, neemt het systeem gegevens over die al in het bestelproces zijn vastgelegd.
Hoe richt je 3-way matching goed in?
3-way matching werkt zo goed als de gegevens die erin gaan. Deze afspraken maken het verschil:
- Leg elke bestelling vast als inkooporder. Zonder order is er niets om de factuur mee te vergelijken.
- Registreer leveringen direct bij ontvangst. Hoe later de ontvangst wordt vastgelegd, hoe vaker een factuur blijft wachten.
- Koppel elke leverancier aan een crediteur en houd je crediteurenbestand op orde.
- Maak afspraken met je leveranciers, zodat:
- de factuur duidelijk is, het liefst als XML-factuur of via Peppol;
- het ordernummer goed leesbaar op de factuur staat;
- de crediteurgegevens op de factuur kloppen;
- factuur en order zoveel mogelijk overeenkomen.
- Stel een tolerantie in en zet automatisch goedkeuren aan, zodat facturen die matchen zonder tussenkomst doorgaan.
Met deze stappen verwerk je facturen met zo min mogelijk handwerk.
Hoe werkt 3-way matching in Elari?
In Elari werkt 3-way matching als je Inkoop en Factuurverwerking gebruikt. In Inkoop leg je de bestelling vast. De ontvangst registreer je in de Elari app: per orderregel geef je aan wat er is geleverd, wat onjuist was en wat is geannuleerd. Is niet alles binnen, dan krijgt de order de status Deels ontvangen. In Factuurverwerking vindt de match plaats zodra de factuur binnenkomt.
Is de ontvangst nog niet of niet volledig geregistreerd, dan keurt Elari de factuur niet automatisch goed, ook niet als het bedrag klopt. De factuur gaat dan naar de beoordelaar, met een melding waarom. De tolerantie voor kleine prijsverschillen stel je in per factuurregel, als percentage of als bedrag, en eventueel per leverancier.
Veelgestelde vragen over 3-way matching
Wat gebeurt er als een factuur niet matcht?
Dan beoordeelt iemand de factuur voordat die betaald wordt. Dat is vaak de budgethouder; wie het is, leg je vast in je procuratieschema. Facturen die wel matchen, gaan automatisch door. Zo besteed je alleen tijd aan de facturen die aandacht nodig hebben.
Wat als een factuur een klein beetje afwijkt?
Valt het verschil binnen de ingestelde tolerantie, dan wordt de factuur geaccepteerd. Die tolerantie is een maximale afwijking als percentage of als bedrag. Grotere afwijkingen gaan naar de beoordelaar.
Waarom wordt een gematchte factuur niet automatisch goedgekeurd?
Meestal omdat de ontvangst nog niet of niet volledig is geregistreerd. Zonder ontvangst is niet te controleren of je hebt gekregen waarvoor je betaalt. Daarom gaat de factuur naar de beoordelaar, ook als het bedrag klopt.
3-way matching in Elari zien?
Wil je zien hoe 3-way matching werkt in jouw organisatie? Vraag een online demo aan. We stemmen die af op jouw processen.
