Wat is een OCI-koppeling? Zo werkt het met webshops

Waar staat OCI voor? En wat doet een OCI-koppeling?

Een OCI-koppeling verbindt je inkoopsysteem met de webshop van een leverancier. Medewerkers kiezen producten in de webshop die ze al kennen, waarna de winkelwagen terugkomt in het inkoopsysteem. Daar wordt de bestelling goedgekeurd en geplaatst. Dit principe heet ook wel punch-out.

OCI staat voor Open Catalog Interface

Dit betekent dat Elari het bestelproces bij leveranciers beschikbaar maakt. Medewerkers bestellen via een webshop producten, zonder Elari te verlaten. De webshop is voor hen een vertrouwde omgeving, dus wordt inkopen een stuk gebruiksvriendelijker. Ondertussen slaat Elari alle inkoopdata op in je inkoopsoftware en wordt het inkoopbeleid nageleefd.

Wat zijn de voordelen van een OCI-koppeling?

Bestellen via een OCI-koppeling scheelt vooral administratie en controlewerk:

• Geen artikeladministratie: de gegevens van de artikelen, inclusief prijs- en volumeafspraken, komen automatisch mee met de OCI-koppeling.
• Altijd actuele prijzen: prijzen worden automatisch bijgewerkt in de webshop van de leverancier.
• Inkoopbeleid automatisch nageleefd: medewerkers zien alleen de leveranciers en artikelen waarvoor ze rechten hebben.
• Minder fouten: de order komt compleet terug in Elari en gaat als XML of PDF naar de leverancier, zonder overtypen.
• Basis voor automatische factuurcontrole: omdat de inkooporder in Elari staat, kan Elari de factuur later automatisch controleren met 3-way matching.

Hoe kan ik bestellen met OCI-koppelingen?

Bestellen via OCI-koppelingen in Elari doe je in zeven stappen. Veel handmatige handelingen vallen daarbij weg. Hoe jij het inkoopproces van jouw organisatie inricht, bepaal je zelf. Zo verloopt het bestelproces in Elari:

1. Je logt in bij Elari en navigeert naar inkoopsoftware.
2. Je klikt op de OCI-leverancier van jouw keuze.
3. Je stelt na een automatische inlog een order samen in de webshop.
4. Je rondt de order af en klikt op de knop waar normaal 'Afrekenen' staat. Daar staat nu namelijk 'Terugkeren naar bestelportaal'.
5. Nadat de order automatisch wordt teruggestuurd naar Elari, kun je de orderinformatie aanvullen en aanpassen. Daarna kun je de order indienen.
6. De order gaat altijd de normale procuratieflow in die in Elari is ingesteld. Zo weet je zeker dat bestellingen aan het inkoopbeleid voldoen vóórdat ze geplaatst zijn. Wanneer de order is goedgekeurd, wordt de orderbevestiging automatisch naar de leverancier verzonden.
7. Zodra de leverancier de order heeft ontvangen, is de bestelling definitief geplaatst.

Voor elke leverancier is dit proces hetzelfde en dus uniform. Het volledige besteltraject is terug te vinden in Elari en het inkoopbeleid wordt nageleefd.

Met hoeveel leveranciers heeft Elari een OCI-koppeling?

Elari heeft meer dan 320 OCI-koppelingen met webshops van leveranciers. Veel andere inkoopsystemen bieden er aanzienlijk minder. Vooral voor organisaties met veel locaties, die bij veel verschillende leveranciers bestellen, maakt dat verschil.

Bestel je bij een leverancier zonder webshop? Dan kun je het assortiment van die leverancier als interne catalogus in Elari inlezen, of bestelt een medewerker via een vrij bestelformulier. Ook die bestellingen volgen de ingestelde goedkeuringsflow.

Kan ik een nieuwe OCI-koppeling aanvragen?

Ja. Staat jouw leverancier er nog niet tussen, neem dan contact op met het supportteam van Elari. Samen met jou en de leverancier bekijken we of een koppeling mogelijk is. Voorwaarde is dat de webshop van de leverancier OCI ondersteunt.

Veelgestelde vragen over OCI-koppelingen

Wat is het verschil tussen OCI en punch-out?

Punch-out is het principe: bestellen in de webshop van een leverancier vanuit je eigen inkoopsysteem. OCI is een veelgebruikte standaard om dat technisch te regelen, zodat de winkelwagen met alle artikelgegevens terugkomt in het inkoopsysteem. In Elari heten deze verbindingen OCI-koppelingen.

Wat kost een OCI-koppeling?

De kosten hangen af van het pakket en de modules die je afneemt. Op de tarievenpagina krijg je direct een indicatie, specifiek voor jouw organisatie.

Wordt het inkoopbeleid ook nageleefd bij bestellingen via OCI?

Ja. Elke OCI-order komt terug in Elari en volgt de ingestelde procuratieflow. Medewerkers zien alleen de leveranciers en artikelen waarvoor ze rechten hebben, en orders die een akkoord vereisen gaan automatisch naar de juiste persoon.

Wat gebeurt er na de levering van een OCI-bestelling?

De besteller registreert de levering in Elari. Komt de factuur binnen, dan controleert Elari met 3-way matching of de inkooporder, de levering en de factuur overeenkomen. Bij een match keurt Elari de factuur automatisch goed, waarna de factuurverwerking zonder handmatige controle verdergaat.

Benieuwd naar alle voordelen van bestellen met OCI-webshopkoppelingen?

Meer informatie vind je op de inkoopsoftware-pagina van Elari. Of vraag direct een vrijblijvende demo aan. We laten de kracht van Elari graag live zien en kijken samen wat we voor jouw organisatie kunnen optimaliseren in het inkoopproces.