Maverick buying: wat is het en hoe voorkom je het?

Trendrapport onderzoek

Uit onderzoek van DirectResearch, gepubliceerd in het Trendrapport Digitale Transformatie Finance & Inkoop 2024, blijkt dat maverick buying een aanzienlijk probleem is: grootbedrijven hebben gemiddeld 41% van hun indirecte kosten niet onder controle, in het mkb is dat zelfs 60%. Meer dan de helft (54%) van de financiële professionals bij grote organisaties ervaart dit als een probleem. Bedrijven doen daarbij gemiddeld 4.000 tot 15.000 bestellingen per jaar voor indirecte uitgaven. Met veel mogelijkheden voor kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen zijn er dus genoeg redenen om het inkoopproces te optimaliseren.

Om ongewenst gedrag te voorkomen, moet je het kunnen herkennen en de oorzaken weten. Daarom leggen we in deze blog uit wat maverick buying is, wat de nadelen en risico's zijn, en hoe je dit kunt voorkomen.

Wat is maverick buying?

Iets kan gezien worden als maverick buying als het voldoet aan de volgende criteria:

1. Het gaat om een niet-strategische / ongestructureerde aankoop
2. Het gaat om de aankoop van artikelen van lage waarde die in kleine hoeveelheden worden ingekocht (C-artikelen)
3. De aankoop vindt plaats buiten gestandaardiseerde inkoopprocessen en het inkoopbeleid om
4. De aankoop vindt plaats buiten afspraken met leveranciers om

We hebben het dus over kleine, essentiële uitgaven waar een organisatie vaak niet bij stilstaat. Denk aan kantoorartikelen en eten. Toch telt dit vaak op tot een behoorlijke kostenpost.

Kortom, als een medewerker doet aan 'maverick buying', doet de medewerker onbeheerde indirecte uitgaven. Hierbij weet Finance pas dat er iets is gekocht, wanneer de factuur al binnen is. Dan is er dus geen kans meer om te controleren of de aankoop aansluit bij het inkoopbeleid, omdat het geld al is uitgegeven. En er is kans dat het inkoopproces door maverick buying niet langer voldoet aan wetten en regelgeving.

Wat zijn de nadelen van maverick buying voor het inkoopproces?

• Een wildgroei aan leveranciers
• Een overbodig arbeidsintensief proces
• Een inefficiënt proces: tijd die medewerkers besteden aan correcties en discussies, zouden ze veel nuttiger kunnen besteden
• Een fout- en fraudegevoelig proces
• Voorkeursleveranciers negeren en geen gebruik maken van voordelige afspraken
• Geen tijd hebben om de meest gunstige leverancier voor een aankoop uit te kiezen
• Een overbodig duur inkoopproces
• Minder financiële middelen "over" voor optimalisatie van het inkoopproces
• Gebrek aan overzicht kan leiden tot ongebruikte voorraden

Wat zijn de risico's van maverick buying voor het inkoopproces?

• Openstaande betalingen bij leveranciers over het hoofd zien
• Frustraties bij (voorkeurs)leveranciers, bijvoorbeeld vanwege een bestelling bij de concurrent, en het verbreken van de samenwerking
• Frustratie bij medewerkers met verloop als eindresultaat
• Gebrek aan overzicht en controle over het inkoopproces
• Gebrekkige financiële rapportages waar je niet op kunt vertrouwen
• Niet accuraat kunnen voorspellen welke kosten er nog aankomen en dus geen inschatting van het budget kunnen maken
• Niet weten hoeveel tijd, kosten en frustratie je kunt besparen door te optimaliseren
• Niet voldoen aan wetten en regelgeving
• Niet bewust zijn van MVO-kansen, zoals lokaal inkopen bij duurzame leveranciers

Voorkom maverick buying met inkoopsoftware

Medewerkers vermijden of negeren het inkoopbeleid en -proces vaak als ze denken niet snel hun doel te kunnen bereiken. Dus: als het inkoopproces te lang duurt of onduidelijk is. Dan is het een stuk makkelijker om gewoon zelf iets te bestellen op je eigen manier. Zeker als de medewerker denkt dat de aankoop urgent en noodzakelijk is.

Minder ruis, meer zekerheid

Ten eerste is het belangrijk om aan de hele organisatie duidelijk te maken dat maverick buying niet de bedoeling is. Daarnaast help je medewerkers om te bestellen volgens het inkoopbeleid, door de richtlijnen vast te leggen in een inkoopsysteem. Dit geldt ook voor het vastleggen van voorkeursleveranciers. Zo voorkom je onduidelijkheid en haal je de factor van communicatie tussen medewerkers uit de vergelijking. Ook is gebrek aan kennis over het inkoopproces en lopende afspraken geen probleem meer.

Een bijkomend voordeel is dat het inkoopproces minder persoonlijk wordt, als je het vastlegt in een inkoopsysteem. Dan zijn afspraken met leveranciers niet "alleen maar omdat die ene collega dat wil". Dan is het een afspraak tussen twee bedrijven. Een mogelijk gebrek aan vertrouwen in de inkoopafdeling speelt hiermee dus geen rol meer.

Minder complexiteit, meer gebruiksvriendelijkheid

Hou het inkoopbeleid zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk voor bestellers. Dan bestellen ze ook bij een urgente spontane bestelling bij de juiste leverancier volgens het inkoopbeleid. Onze tips om het inkoopproces makkelijk te maken voor medewerkers, zijn:

• Ga aan de slag met inkoopsoftware die intuïtief is voor iedereen. Geen pakket waar je eerst een hele cursus voor moet volgen.
• Maak het startscherm binnen de inkoopsoftware zo duidelijk en eenvoudig mogelijk.
• Zorg dat medewerkers meteen zien waar ze instructies kunnen vinden, mochten ze dat nodig hebben.
• Maak duidelijk onderscheid tussen webshop-, assortiment- en vrije regel-bestellingen.
• Richt procuratieniveaus in.
• Verdeel leveranciers over leveranciersgroepen, zodat je medewerkers eenvoudig rechten kunt geven voor specifieke productgroepen.
• Volg de status van een bestelling in het inkoopsysteem, zodat je overzicht houdt.
• Richt ontvangstgroepen in, zodat meerdere medewerkers bestellingen in ontvangst kunnen nemen in plaats van alleen degene die het besteld heeft.
• Maak ontvangstregistratie van goederen makkelijk, zodat je kunt 3-way matchen.
• Analyseer het inkoopproces en blijf verbeteren.
• Zorg dat je het inkoopproces zoveel mogelijk standaardiseert, maar er wel genoeg flexibiliteit is voor uitzonderingen.

Minder buikgevoel, meer data-driven

Voorkom dat medewerkers afgaan op hun buikgevoel door ze te voorzien van duidelijke overzichten. Als ze die regelmatig kunnen raadplegen, creëer je bewustzijn over welke middelen waar naartoe gaan. Daarmee wordt ook het verantwoordelijkheidsgevoel vergroot en hebben medewerkers concrete verbeterpunten om mee te werken.

Bonus: beheer alle organisatie-uitgaven in één systeem

Uiteraard biedt Elari inkoopsoftware mogelijkheden om regels vast te leggen, het proces te stroomlijnen en overzicht te houden. Een extra voordeel van dit inkoopsysteem is dat het naadloos integreert met Elari contractmanagementsoftware. Daarmee kun je in één systeem je volledige inkoopproces vormgeven: van contract tot betaling. Dit geldt ook voor factuurverwerking. Lees meer over deze integratie op de Elari Purchase to Pay-pagina. Daarmee kun je namelijk het volledige Purchase to Pay-proces digitaliseren, automatiseren en optimaliseren.

Met Analyse kun je zelfs het leveranciersmanagement optimaliseren. Denk aan het gebruik van een Kraljic matrix, maar ook een ABC-analyse. Hiermee kun je concrete doelen bepalen om het inkoopproces te blijven verbeteren. En uiteraard meten wanneer bepaalde doelen bereikt zijn.

Hoe benut je toch ook de voordelen van maverick buying?

Als medewerkers doen aan maverick buying, kan dit helpen innoveren. Je maakt misschien kennis met onbekende leveranciers die nieuwe mogelijkheden bieden. Zo kun je het inkoopproces blijven verbeteren.

Verder krijg je real-time feedback van medewerkers. Ze doen namelijk alleen aan maverick buying als het inkoopproces niet aan hun verwachtingen voldoet. Denk aan gebrek aan gebruiksvriendelijkheid van het proces, een tijds- of arbeidsintensief proces, of een gebrek aan kennis bij de medewerker. Hoe dan ook, leer je er iets van als maverick buying plaatsvindt.

Daarnaast kan het voorkomen dat het huidige inkoopproces van jouw organisatie niet flexibel genoeg is. Dat niet alle aankopen die gedaan moeten worden, ook aangeschaft kunnen worden via de gebaande paden. Ook dit is waardevolle feedback om het proces te verbeteren.

Kortom: benut ook de voordelen van maverick buying door periodiek te evalueren met de juiste mensen en continu te blijven verbeteren. Dit is makkelijker als je een uniform en meetbaar inkoopproces hebt, bijvoorbeeld vormgegeven in inkoopsoftware.

Hoe is Elari inkoopsoftware de oplossing voor maverick buying?

Elari inkoopsoftware biedt diverse mogelijkheden die het inkoopproces verbeteren. Hiermee kun je onder andere een einde maken aan maverick buying, maar je kunt natuurlijk nog veel meer. Denk aan voordelen, zoals:

• 100% cloud-based software die het inkoopproces overzichtelijk maakt, ook voor decentrale organisaties
• Medewerkers bestellen automatisch bij voorkeursleveranciers met de beste voorwaarden, volgens het inkoopbeleid
• Flexibele opties voor bestellingen via 320+ OCI-koppelingen, assortimenten en vrije regels
• Procuratieschema's en beoordelingsflows
• Real-time voortgangsoverzichten
• Eenvoudige ontvangstregistratie via de mobiele Elari app
• Opties voor ontvangst-, bezorg-, product- en leveranciersgroepen
• Een touchless Purchase to Pay-proces met 3-way matching
• Analyse

En nog veel meer. Lees over alle functionaliteiten en voordelen van Elari inkoopsoftware in de factsheet. Of vraag gelijk een vrijblijvende demo aan. We gaan graag met je in gesprek.