Scan-en-herkensoftware leest gegevens van een gescande of PDF-factuur automatisch uit, zodat je ze niet meer hoeft over te typen. De basis is OCR-software: techniek die tekst op een afbeelding omzet in digitale tekst. In deze blog lees je wat scan-en-herkensoftware is, welke gegevens het herkent, wat de voordelen zijn en hoe het werkt in Elari.
In het kort
- Scan-en-herkensoftware haalt gegevens als crediteur, factuurdatum en totaalbedrag automatisch van een factuur of bon.
- Het werkt op PDF's, scans en foto's. Een XML-factuur of Peppol-factuur hoeft niet herkend te worden: die gegevens worden één op één overgenomen.
- Elari herkent gegevens op facturen, contracten en bonnen, in de webversie en in de Elari app.
Wat is scan-en-herkensoftware?
Scan-en-herkensoftware, ook wel OCR-software, zet een factuur, bon of ander document om in gegevens waarmee je software verder kan werken. Je uploadt of scant het document, de software leest de tekst uit en vult de juiste velden in. Zo hoef je facturen niet meer met de hand in te voeren.
De techniek erachter heet OCR, van Optical Character Recognition. OCR herkent letters en cijfers op een afbeelding en maakt er digitale tekst van. Dat is handig voor facturen, inkooporders en declaraties die als PDF, scan of foto binnenkomen.
Wat is het verschil tussen OCR en AI-tekstherkenning?
Traditionele OCR leest alleen tekens: het ziet dat er "14-01-2027" staat, maar weet niet dat dit de factuurdatum is. AI-gedreven tekstherkenning begrijpt ook wat een gegeven betekent. Het herkent patronen, zoals verschillende manieren om een datum te noteren, en weet welk bedrag het totaalbedrag is. Daardoor hoef je minder te corrigeren, ook bij facturen met een afwijkende opmaak.
Welke gegevens herkent scan-en-herkensoftware op een factuur?
Welke gegevens worden uitgelezen, verschilt per software. In Elari worden standaard deze gegevens herkend op een PDF-factuur:
- de crediteur, die Elari herkent aan het IBAN, KvK- of btw-nummer;
- het totaalbedrag;
- de factuurdatum;
- het factuurnummer of de betalingsreferentie;
- het kostenplaatsnummer of BRIN-nummer, als je dat hebt ingeschakeld.
Werk je ook met Inkoop of Contractmanagement? Dan herkent Elari ook het inkoopordernummer, het contractnummer en het verplichtingnummer. Met het inkoopordernummer kan de factuur via 3-way matching automatisch worden gecontroleerd tegen de order en de levering.
Hoe vollediger de gegevens van een leverancier in je software staan, hoe beter de herkenning werkt. Elari leest de eerste en de laatste pagina van een factuur. Staat het totaalbedrag op een tussenpagina, vraag de leverancier dan om het op de eerste of laatste pagina te zetten.
Wat zijn de voordelen van scan-en-herkensoftware?
- Papieren documenten digitaal verwerken. Ook een factuur of bon op papier wordt na het scannen onderdeel van je digitale proces.
- Sneller verwerken. Je typt geen gegevens meer over. De factuur staat direct klaar om te coderen en te beoordelen, en bij een bon in de Elari app staan bedrag en datum al ingevuld.
- Minder fouten. Typfouten verdwijnen. Controle blijft nodig, want OCR kan bijvoorbeeld een 0 en een O verwarren. Matching met de inkooporder vangt zulke afwijkingen op.
- Touchless verwerken. Combineer je herkenning met automatische boekingsvoorstellen en 3-way matching, dan kan een factuur zonder handmatige handelingen worden verwerkt.
- Een digitaal archief. Facturen en bonnen staan veilig in de cloud. Ze raken niet kwijt en zijn op elk apparaat terug te vinden.
- Snel zoeken. Omdat de gegevens zijn uitgelezen, zoek je op datum, leverancier of order in plaats van in een la vol papier.
Scan en herken, XML of Peppol: wat is het verschil?
Scan-en-herkensoftware is nodig zolang facturen als PDF of op papier binnenkomen. Met een gestructureerde e-factuur is herkenning niet meer nodig, omdat de gegevens al in vaste velden staan.
Lees meer over de XML-factuur en over factuurverwerking met Peppol.
Waar let je op bij het kiezen van scan-en-herkensoftware?
Goede herkenning is het startpunt. Kijk daarnaast naar:
- of de herkenning onderdeel is van je factuurverwerking, zodat je geen losse tool nodig hebt;
- of de software ook XML- en Peppol-facturen verwerkt;
- of er automatische boekingsvoorstellen en matching met inkooporders zijn;
- de koppeling met je boekhoudpakket;
- ondersteuning door een Nederlandse klantenservice.
Hoe werkt scan en herken in Elari?
In Factuurverwerking zit Smartscan: AI-gedreven tekstherkenning voor PDF-facturen. Komt een factuur binnen via de postbus van Elari, of upload je die zelf, dan leest Smartscan de gegevens uit en vult ze in het codeermenu in. Bij het coderen doen Smart Suggestions een voorstel, bijvoorbeeld voor de grootboekrekening, en controleert 3-way matching de factuur tegen order en levering. Klopt alles, dan wordt de factuur verwerkt zonder dat je er iets voor hoeft te doen.
Smartscan wordt beter naarmate je het gebruikt. Pas je een herkend gegeven aan, dan gaat die correctie bij de export terug naar Smartscan. Zo herkent het de facturen van een leverancier steeds beter. Smartscan is technologie van Visma: het verwerkt meer dan 10 miljoen documenten per maand en wordt ook in andere Visma-software gebruikt. Ook bij contracten in Contractmanagement worden gegevens herkend.
Voor medewerkers werkt het in de Elari app: maak een foto van een bon, de app leest het bedrag en de datum uit, en de declaratie staat klaar om te verzenden. Lees meer over bonnetjes declareren met een app.
Veelgestelde vragen over scan-en-herkensoftware
Wat is OCR?
OCR staat voor Optical Character Recognition: techniek die tekst op een afbeelding of scan omzet in digitale tekst. Bij factuurverwerking gebruik je OCR om gegevens als de factuurdatum en het totaalbedrag automatisch uit te lezen. Moderne scan-en-herkensoftware combineert OCR met AI, zodat de software ook begrijpt wat elk gegeven betekent.
Hoe werkt facturen scannen en herkennen?
Je scant of uploadt de factuur, of laat die automatisch binnenkomen in een postbus. De software leest de gegevens uit en vult ze in de juiste velden in. Daarna controleer je de factuur, of laat je die automatisch matchen met de inkooporder.
Is scan-en-herkensoftware foutloos?
Nee. De herkenning is nauwkeurig, maar bij een onduidelijke scan of een afwijkende opmaak kan een gegeven verkeerd worden gelezen. Daarom blijft controle nodig, of een automatische match met de inkooporder. Wil je herkenning helemaal overslaan, vraag leveranciers dan om XML- of Peppol-facturen.
Waarom wordt een factuur niet goed herkend?
Meestal door de factuur zelf. Een PDF van lage kwaliteit, een vage omschrijving zoals "Datum" in plaats van "Factuurdatum", of een totaalbedrag op een tussenpagina maken herkenning lastiger. Ook verouderde leveranciersgegevens in je software spelen mee. Controleer daarom altijd de herkende gegevens, of vraag de leverancier om een XML- of Peppol-factuur.
Wat kost scan-en-herkensoftware?
Dat verschilt per leverancier: sommige rekenen per document, andere nemen herkenning op in de licentie. In Elari is tekstherkenning onderdeel van de module Factuurverwerking. Wat dat voor jouw organisatie kost, zie je op de tarievenpagina.
Scan en herken in Elari zien?
Wil je zien hoe Elari facturen herkent en verwerkt? Vraag een online demo aan. We stemmen die af op jouw processen.
