3.300 medewerkers met elk een eigen manier van het verwerken van kasgelden is een foutgevoelige situatie. Eerst probeerde HVO-Querido dat op te lossen met een zelfontwikkelde spreadsheet. Toen dit te bewerkelijk en foutgevoelig bleek, kwam de organisatie bij Elari terecht. De controlemogelijkheden voor zowel de financiële administratie als teamleiders waren reden voor een unanieme 'go'. Binnen een week waren de medewerkers aan Elari gewend.
3.300 medewerkers, 70 kassen, 50 locaties
Met zoveel kassen en locaties was de kans op fouten groot. Dat werd binnen de financiële administratie op tijd gesignaleerd. Daarbovenop zorgde het handmatig overnemen van de kasboeken voor onnodig extra werk. Reden genoeg om direct een besluit te nemen: hier gaan we mee aan de slag.
Spreadsheets en AccountView
HVO-Querido begon met de interne mogelijkheden, zoals een zelfontwikkelde spreadsheet voor in AccountView. Alleen bleek dit te bewerkelijk. Toen de organisatie er zelf niet uitkwam, schakelde zij adviesbureau AAG in, met de vraag naar een gebruiksvriendelijk systeem om de kas- en bankboeken veilig te beheren. Elari was het eerste advies.
Een werkgroep met medewerkers van de financiële administratie, een administrateur en drie locatiemedewerkers bekeek het programma. Die gaf het ja-woord, omdat direct duidelijk was dat het systeem niet alleen de financiële administratie betere beheersmogelijkheden geeft, maar ook de teamleiders.
Een heldere procedure
Na de goedkeuring volgde de implementatie, met een duidelijke planning. Het was transparant welke informatie HVO-Querido moest aanleveren om het proces zo goed mogelijk te laten verlopen, en wat de organisatie daarvoor terug kon verwachten. Mede dankzij die goede communicatie verliep de implementatie soepel.
Zoals vaker bij de introductie van een nieuw systeem waren medewerkers eerst wat terughoudend. Maar vanaf het moment dat ze in het programma gingen werken, waren ze snel om. Zelfs teammanagers die wat conservatiever tegenover nieuwe programma's stonden, werden enthousiast.
Cash of card?
Inmiddels werkt HVO-Querido al jaren met Elari, met een vaste werkwijze. Kleine uitgaven voor cliënten gaan contant, omdat veel cliënten niet overweg kunnen met digitale betaalmiddelen. Bedrijfsmatige uitgaven gaan met de betaalpassen van Elari Cards, tenzij het om een heel grote uitgave gaat. Die loopt via inkoop.
Ook de registratie van uitgaven is veranderd. De financiële administratie is van een invoerfunctie naar een controlefunctie gegaan. Locatiemedewerkers registreren contante uitgaven in het digitale kasboek en de financiële administratie controleert ze. Voor digitale uitgaven wordt een bestand uit de ABN AMRO-omgeving in Elari geïmporteerd. De mutaties komen automatisch in het juiste pasboek terecht en gaan daarna door naar de locatiemedewerkers, die de uitgaven specificeren.
Doelstelling behaald?
Het doel was meer grip op kasgeld en minder risico. HVO-Querido heeft nu continu inzage in de kassen en contante middelen. Daardoor kan de organisatie op elk moment ingrijpen, in plaats van achteraf te zien dat het leed al geleden is. En doordat er minder contant geld wordt gebruikt, is de manier van werken veiliger. Elari levert zo de risicobeheersing waar HVO-Querido naar op zoek was.
