Wat de koppeling met Exact je oplevert
-
Automatische facturenexport
Goedgekeurde facturen worden automatisch geëxporteerd naar Exact. Elke factuur doorloopt hetzelfde proces; wanneer de betaling in Exact wordt uitgevoerd, bepaal je zelf. -
Exact Online HR-import
Rollen en medewerkers uit Exact Online HR worden automatisch overgenomen in Elari. Bij uitdiensttreding wordt een medewerker direct op passief gezet, zonder handmatige aanpassing. -
Betaalstatus & kosten onderweg
De 'status betaald'-functionaliteit toont welke facturen al betaald zijn; de 'kosten onderweg'-functionaliteit toont wat nog verwerkt moet worden. -
Betaalpassen voor medewerkers
Uitgaven via Elari Cards, van pin- tot Mastercard-creditcardbetalingen, worden automatisch verwerkt in de Exact-boekhouding, net als facturen. -
Audittrail & compliance
Van elke factuur is de doorlooptijd en de beoordelaar te herleiden; accountants krijgen toegang tot de audittrail, conform ISAE 3402 Type 2 en ISO27001. -
Analyse in Elari
Combineer data uit Elari en Exact tot analyses als de ABC-analyse, het Kraljic-model en het Crediteurenoverzicht, boven op de standaardrapportages van Exact.
Zo koppel je Elari aan Exact Online
Elari en Exact Online zijn verbonden via een beveiligde webservicekoppeling. Zo activeer je de koppeling en ga je live:
- Kennismaking. Een consultant van Elari bespreekt met je welke modules je nodig hebt en hoe je processen nu lopen.
- Gebruiker aanmaken in Exact Online. Je maakt in Exact Online een gebruiker aan met de juiste rechten voor alle administraties die je wilt koppelen.
- Koppeling activeren. Met die gebruiker geef je Elari toegang tot Exact Online, voor al je huidige én toekomstige administraties.
- Inrichten. Je haalt stamgegevens zoals kostenplaatsen op uit Exact Online. Samen richten we de goedkeuringsworkflows en procuratieregels in.
- Medewerkers en rollen importeren. Gebruik je Exact Online HR, dan neemt Elari medewerkers en rollen automatisch over.
- Testen en live. Je test de koppeling en gaat daarna live.
- Ondersteuning. Na livegang kun je terecht bij de Kennisbank, Vraag Elari en het supportteam.
Zo verwerkt Elari een factuur volledig touchless
Met Purchase to Pay in Elari automatiseer je facturen tot er geen handmatige handelingen meer nodig zijn, van de eerste aanvraag tot de betaling in Exact.
- Aanvraag en order. Je stelt een (webshop)aanvraag samen en maakt een order aan.
- Levering geregistreerd, factuur automatisch binnen. Je registreert de bestelling als ontvangen in de gebruiksvriendelijke Elari app. De bijbehorende factuur wordt automatisch naar Elari gestuurd.
- OCR-herkenning. Elari herkent factuurgegevens met OCR en vult deze automatisch in. Data van XML-facturen wordt zelfs één op één overgenomen.
- Smart Suggestions en matching. Smart Suggestions en geavanceerd matchen verrijken de factuur, zodat je bijna geen aanvullende informatie meer hoeft toe te voegen.
- 3-way match, touchless. Bij een match tussen de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur verwerkt Elari de factuur automatisch, touchless.
- Betaling in Exact. De betaling doe je eenvoudig in boekhoudprogramma Exact.
Betaalpassen voor medewerkers, automatisch verwerkt in Exact
Met Elari Cards geef je medewerkers een eigen betaalpas, net als veel andere organisaties die met Exact en Elari werken. Dat voorkomt declaratiegedoe en je houdt grip op zelfs de kleinste uitgaven.
- Elke uitgave overzichtelijk op één plek. Van een kopje koffie bij de bakker om de hoek tot een aankoop bij een supermarktketen: groot of klein, gepind of betaald met een Mastercard-creditcard, alles staat bij elkaar.
- Automatisch klaar voor Exact. Declaraties, boekingen en pasuitgaven exporteert Elari automatisch naar je Exact-boekhouding, net als je facturen.
- Reiskosten en uren declareren via de app. Medewerkers declareren reiskosten en dienen urenverantwoordingen in via de Elari app, waar en wanneer het hen uitkomt.
Combineer Elari- en Exact-data tot echt inzicht
Met de analysemogelijkheden in Elari combineer je gegevens uit Elari en Exact tot data waarmee je écht inzicht krijgt: productgroepen, een ABC-analyse, groei-relatieanalyse, factuurwijze-analyse en top-25 spend. Geen losse module, maar een laag inzicht bovenop de modules die je al gebruikt. Aanvullend:
-
Het Kraljic-model om je inkoopbeleid te optimaliseren.
-
Een geografische spreidingsanalyse, die MVO eenvoudiger maakt.
-
Het Crediteurenoverzicht: werkbelasting van de financiële administratie inzichtelijk.
-
Het Inkoopvolumeoverzicht: inkoopvolume per productgroep, inclusief beïnvloedbare vs. niet-beïnvloedbare kosten.
