WZH controleert inhuurfacturen automatisch met Elari en Aelio

Woonzorgcentra Haaglanden (WZH) koppelde het inhuurplatform Aelio aan Elari. Sindsdien worden inhuurfacturen ruim vier keer minder vaak afgekeurd, zonder dat WZH één bestaand systeem hoefde te vervangen.

De inhuur zelf was bij WZH goed georganiseerd. Maar tussen de gewerkte dienst en de betaalde factuur zat nog veel handwerk. Met de koppeling tussen Aelio en Elari Purchase to Pay sluit die keten nu aan, zonder dat WZH één bestaand systeem hoefde te vervangen.

Inhuur geregeld, de factuur nog niet

In Aelio stonden aanvragen, contracten, tarieven en gewerkte uren al op één plek. Maar zodra de factuur binnenkwam, begon het handwerk opnieuw:

• Elke leverancier stuurde facturen in een eigen format, die stuk voor stuk de juiste goedkeuringsroute in moesten.
• Planners controleerden alleen de uren, omdat zij niet alle tariefafspraken kenden.
• Toeslagen, zoals onregelmatigheidstoeslag en reiskosten, waren lastig en tijdrovend om te controleren.
• Facturen gingen via meerdere goedkeuringslagen naar finance. De voortgang moest elke week worden bewaakt om betalingstermijnen te halen, met veel telefonisch contact als gevolg.
• Mutaties kwamen pas achteraf binnen, wat veel creditfacturen opleverde.
• Het kostenbeeld was pas compleet als bijsturen niet meer kon.

De gegevens om de factuur te controleren waren er dus al. Ze zaten alleen nog niet in het financiële proces.

Van gewerkte uren naar inkooporder

Tegelijk met de livegang van de MSP-dienstverlening in januari 2025 koppelde WZH Aelio aan Elari. De taakverdeling is helder:

• Aelio legt aanvragen, plaatsingen, contracten, tarieven en gewerkte uren vast voor uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp'ers.
• Elari ontvangt de goedgekeurde uren en tarieven en zet ze automatisch om in een inkooporder. In het bestaande proces van Factuurverwerking matcht Elari de factuur van de leverancier daarmee. Alleen afwijkingen vragen nog aandacht.
• De financiële administratie krijgt de gegevens daarna automatisch in de juiste structuur binnen, via de koppeling met het boekhoudpakket.

Maarten Brandwijk, directeur Bedrijfsvoering bij WZH: "Voorheen werden alle individuele facturen de organisatie ingestuurd en keken verantwoordelijke planners en teamleiders vooral of de uren klopten. Nu is de controle van de ureninzet al gedaan in ons eigen roosterpakket. En met de vastlegging van de contractuele tariefafspraken in het Aelio-platform kunnen wij nu alle facturen matchen, zonder tussenkomst van planners en teamleiders. Deze kostbare tijd van planners en teamleiders kan nu besteed worden aan medewerkers en een goed rooster. Ook de administratie heeft minder werk, doordat facturen niet meer de organisatie ingestuurd worden en de bewaking van voortgang overbodig is geworden."

"Nu kunnen wij alle facturen matchen, zonder tussenkomst van planners en teamleiders."

Maarten Brandwijk, Directeur Bedrijfsvoering bij WZH

Wat de koppeling anders maakt

• Eén gegevensstroom: uren, tarieven en contractgegevens worden één keer vastgelegd en stromen daarna automatisch door naar Elari en de financiële administratie.
• Controle vóór betaling: elke factuur wordt getoetst aan de geregistreerde inzet en het afgesproken tarief. Afwijkingen zie je vóór goedkeuring, niet achteraf.
• Wekelijks akkoord op uren: WZH en de leveranciers stemmen elke week de gewerkte uren af. Alleen goedgekeurde diensten worden gefactureerd, dus geen onnodige creditfacturen.
• Inzicht terwijl de maand loopt: kosten per leverancier, locatie en periode, op het moment dat bijsturen nog kan.
• Bestaande systemen blijven staan: geen migratie en geen aanpassing van plan-, HR- of financiële software.

Elari meet waar tijd verloren gaat

Elari helpt organisaties in zorg, onderwijs en non-profit om zo min mogelijk tijd te besteden aan het verkrijgen van wat ze nodig hebben. Dat is de North Star van Elari. Daarom meet Elari continu hoe lang processen duren, en zo kwam ook de vertraging bij inleenpersoneel aan het licht.

Jasper van Ommen, Manager Customer Success en Data bij Elari: "Onze missie is om de tijd die besteed wordt aan het inkopen van diensten tot een absoluut minimum te beperken. Omdat we de doorlooptijd van processen in Elari continu meten, zagen we bij de uitgaven voor inleenpersoneel steevast een vertraging. Het handmatig controleren van uren en tarieven kost simpelweg veel tijd als de juiste brondata ontbreekt. Dankzij de naadloze data-uitwisseling met Aelio is dat nu opgelost. We ontvangen de data direct uit de bron en maken er automatisch een inkooporder van. Facturen sluiten daardoor 100% aan en worden zonder omkijken goedgekeurd. Geen handmatig uitzoekwerk meer, maar pure tijdwinst."

"Geen handmatig uitzoekwerk meer, maar pure tijdwinst."

Jasper van Ommen, Manager Customer Success en Data bij Elari

Ruim vier keer minder afgekeurde facturen

Facturen die via de koppeling binnenkomen, worden ruim vier keer minder vaak afgekeurd dan andere facturen. Dat levert WZH op verschillende vlakken iets op:

• Operationeel: de maandelijkse handmatige factuurcontrole en het uitgebreide goedkeuringsproces zijn grotendeels vervallen. Die tijd gaat nu naar leveranciersmanagement, analyse en bijsturing.
• Financieel: inhuurkosten zijn zichtbaar terwijl de maand loopt. Facturen zijn sneller verwerkt en er worden minder fouten gemaakt.
• Compliance: elke betaalde euro is terug te voeren op een geregistreerde dienst, een gescreende professional en een vastgelegd tarief.
• Leveranciers: zij hoeven niet meer achter urengoedkeuringen, facturen of creditfacturen aan te gaan.

Daarmee stuurt WZH op eigen cijfers over werkelijke inzet en tarieven, en niet meer op de factuur die binnenkomt. De focus verschuift van reactieve factuurverwerking naar actief leveranciersmanagement.

"Elke PNIL-factuur staat op de dag van verwerking in Elari direct klaar voor betaling."

Maarten Brandwijk, Directeur Bedrijfsvoering bij WZH

Snel uit te breiden

• Een nieuwe flexleverancier is binnen een dag aangesloten op de koppeling.
• Aelio en Elari zijn allebei ISO 27001-gecertificeerd en sluiten elk een verwerkersovereenkomst met de organisatie.

Zie het zelf in het webinar op 26 november

Op donderdag 26 november om 11:30 uur laten Jasper van Ommen (Elari) en Mitchell de Bos (Aelio) in 45 minuten zien hoe WZH inhuurfacturen automatisch controleert, en hoe dat werkt naast je bestaande systemen. Meld je aan voor het webinar.

Wil je liever direct zien wat Elari voor jouw organisatie kan doen? Vraag een gratis online demo aan.