Hoe dien ik eenvoudig een declaratie in bij Elari?

Wat moet ik weten voordat ik een declaratie kan aanmaken?

Een declaratieformulier, digitaal of niet, vraagt om bepaalde informatie. In het algemeen staan alle uitgaven die een persoon of een team in een bepaalde periode heeft gedaan op een declaratie. Denk hierbij aan gegevens zoals de datum waarop de uitgave heeft plaatsgevonden, waarom de uitgave is gedaan, hoeveel kosten er zijn gemaakt en op welke manier er betaald is. Afhankelijk van de instellingen van jouw Elari-omgeving, kun je hierin extra gegevens verplicht maken of juist automatisch laten invullen.

Zorg dat je in ieder geval alle bonnen en facturen bij de hand hebt en dat je de datum en het soort kosten van je declaraties weet. Informatie over waarom de kosten gemaakt zijn, is ook handig om van tevoren duidelijk te hebben. Daarmee kun je een toelichting geven.

Hoe maak ik een declaratie aan in Elari?

Declaraties aanmaken kan in de Elari app of webversie. Een gewone declaratie maak je als volgt aan (een reiskostendeclaratie creëer je op een andere manier):

1. Navigeer naar het declaratie-onderdeel van Elari
2. Klik op 'toevoegen' of klik op een bestaande declaratieregel om daar een declaratie aan toe te voegen
3. De volgende velden worden automatisch voor je ingevuld: periode, organisatorische eenheid, bedrag en de vereiste gegevens van de indiener
4. Vul zelf de volgende velden in: toelichting, datum en de soort kosten
5. Afhankelijk van de instellingen van jouw Elari-omgeving, kun je eventueel ook de volgende velden nog invullen: administratie, kostenplaats, omschrijving en een aantal
6. Voeg een betaalbewijs toe
7. Sla de declaratie op als concept of verzend 'm meteen

Een reiskostendeclaratie maak je als volgt aan:

1. Navigeer naar het declaratie-onderdeel van Elari
2. Klik op 'toevoegen' of klik op een bestaande declaratieregel om daar een declaratie aan toe te voegen
3. De volgende velden worden automatisch voor je ingevuld: periode, organisatorische eenheid, bedrag en de vereiste gegevens van de indiener
4. Vul zelf de volgende velden in: toelichting, datum en de soort kosten
5. Als je er bij 'Soort' voor hebt gekozen om een kilometervergoeding te doen, verschijnen de velden 'Van' en 'Naar'. Hier kun je de vertreklocatie en bestemming invullen van jouw gemaakte reis. Elari berekent automatisch het aantal kilometers en het bijbehorende bedrag
6. Afhankelijk van de instellingen van jouw Elari-omgeving, kun je eventueel ook de volgende velden nog invullen: administratie, kostenplaats en een omschrijving
7. Sla de declaratie op als concept of verzend 'm meteen

Wist je dat Elari…

• Alle bonnen, facturen en declaraties in een digitaal archief opslaat? Zo raak je nooit meer iets kwijt en kun je eenvoudig zoeken
• Onkosten kan berekenen in meerdere valuta?
• Reiskosten, urenverantwoordingen en onkostendeclaraties kan verwerken?
• Diverse automatische workflows heeft om het declaratieproces soepel te laten verlopen?
• Diverse notificaties heeft die je zelf kunt instellen zodat je tijdig op de hoogte bent van vastlopers en/of goedkeuringen?

Bonnen declareren met de Elari app

Elari Cards zijn slimme betaalpassen voor medewerkers, zodat ze uitgaven voor de organisatie kunnen doen. De virtuele varianten van die passen bieden zelfs nog meer betaalmogelijkheden en dus meer gemak. Vrijheid voor medewerkers, grip op uitgaven voor Finance. Als medewerkers met Elari Cards werken, vermijden ze declaratieformulieren en hoeven ze hun kosten alleen nog te verantwoorden. Lees meer op de Elari Cards-pagina.

Benieuwd naar de combinatie van slimme betaalpassen en declaratiesoftware? Lees meer op de Expense-pagina.